Ada start als digitale medewerker bij de UvA

Om de werkdruk binnen het team Admissions te verlagen

Maak kennis met Ada, de nieuwe Admissions medewerker bij de Faculteit Geesteswetenschappen aan de Universiteit van Amsterdam. Sinds maart 2023 helpt Ada het Admissions team met het controleren van Engelse taaltoetsen (IELTS, TOEFL en Cambridge), als onderdeel van het Master Admissions proces. Door het automatiseren van deze handmatige, repetitieve controle wordt de werkdruk verlaagd tijdens piekperioden. De teruggegeven uren kunnen medewerkers inzetten voor andere andere werkzaamheden.

UvA

Afdeling

Admission Office

Applicaties

Inproces, IELTS, TOEFL, Cambridge

Resultaat

138 uur tijdsbesparing per jaar
Lagere werkdruk in piekperioden

Aanleiding

Jaarlijks melden zich zo’n 14.000 studenten zich aan voor een Master opleiding bij de Universiteit van Amsterdam. Voor een groot deel van de opleidingen geldt een verplichte Engelse taaltoets, zoals de TOEFL, IELTS of Cambridge. Al deze taaltoetsen moesten voorheen handmatig worden gecontroleerd door het Admission Office. Met een erg hoge werkdruk rond piekperioden (maart, mei) als gevolg. Kunnen we dit proces niet automatiseren?

Aanpak

Robotic Process Automation (RPA) leek de juiste oplossing. Binnen de Faculteit Geesteswetenschappen (FGW) is een Proof of Concept gestart. Om later uit te breiden naar andere faculteiten. Stap 1? Het inrichten van een werkplek en in kaart brengen van het proces. Tijdens het in kaart brengen van het huidige proces, zijn er direct een aantal optimalisaties doorgevoerd zoals aanpassingen aan het aanmeldformulier. Vervolgens is Tacstone Technology samen met de UvA aan de slag gegaan met het ontwikkelen, testen en live brengen van de software robot.

Haar naam? Ada.

Het proces

proces RPA UvA

Demo: Controleren van Engelse taaltoetsen

Ada heeft net als medewerkers een eigen werkplek, met toegang tot bestaande applicaties. Van het inloggen in Inproces tot navigeren naar nieuwe aanmeldingen tot controleren van de taaltoetsen: al deze stappen zijn geautomatiseerd. Bekijk hiernaast een demo video om Ada aan het werk te zien.

Play Video

Bekijk de video!

Het resultaat? Lagere werkdruk in piekperioden

Het voordeel van Ada is dat zij 24/7 beschikbaar is. Dit betekent dat zij ook in de avonden en weekenden aan het werk kan. En hierdoor de piek aan nieuwe admissions kan afvangen. Er kunnen dagen zijn dat Ada honderden admissions verwerkt. Uiteraard zijn er ook uitzonderingen in dit proces, zoals bijvoorbeeld verkeerd ingevulde gegevens waardoor de toets scores niet gevonden kunnen worden. Ada geeft deze admissions de juiste status, zodat ze door de medewerkers kunnen worden afgehandeld.

Een digitale medewerker (collega) binnen jouw Admissions team?

Heeft jouw Admissions team ook last van een (te) hoge werkdruk tijdens piekperioden? En zijn er repetitieve taken welke een software robot zou kunnen overnemen?

Neem contact op met Ebert Knol voor een digitale medewerker op jouw afdeling.