Grip op informatieverzoeken met Power App bij Gemeente Amsterdam

De Wet open overheid (Woo) verplicht bestuursorganen tot het bevorderen van transparantie en actieve openbaarheid. Deze verplichting stelt hoge eisen aan de informatiehuishouding van overheidsorganisaties. Een effectieve en beheersbare afhandeling van Woo-verzoeken is daarbij cruciaal. De Gemeente Amsterdam ontwikkelde, in samenwerking met Tacstone Technology en ICTRecht, een Power App die het gehele proces rondom Woo-verzoeken inzichtelijk maakt voor alle betrokkenen. 

De gemeente startte drie jaar geleden met het Programma Informatiehuishouding. Dit programma had als doel het verbeteren van de dossiervorming, registratie en afhandeling van informatieverzoeken. Een van de kernproblemen was het ontbreken van een centraal, uniform overzicht op het Woo-proces. Hierdoor was het moeilijk om grip te krijgen op doorlooptijden, termijnen en verantwoordelijkheden.

“De grootste uitdaging was het verkrijgen van regie op de informatievraag,” zegt Sander van Haren, procesregisseur Woo. “Zonder centrale registratie konden we geen betrouwbare compliance statistieken opleveren en liepen we regelmatig tegen achterstanden aan.”
De afhandeling van verzoeken vond gefragmenteerd plaats binnen clusters en directies, vaak met Excel of zelfs papieren overzichten. Ook het bestuurlijk besef groeide: om inzicht te krijgen in knelpunten en verbetermogelijkheden was er behoefte aan structureel inzicht in de status en voortgang van Woo-verzoeken.”

Om meer controle te krijgen was er een centrale, flexibele en gebruiksvriendelijke oplossing nodig om zicht te krijgen op de processen en de termijnen. Naast dat overzicht was inzicht nodig voor sturing. Het systeem sloot aan bij de al aanwezige Microsoft-omgeving van de gemeente.

Inzicht door actuele data

“Wij hadden behoefte aan realtime inzicht in procesdata,” aldus Nasrin Hanzouli, manager van het Stedelijk Team Openbaarheid. “Pas wanneer je structureel registreert en meet, kun je onderbouwd vaststellen: waar loopt het vast, en wat werkt wel?” In samenwerking met Tacstone Technology en ICTRecht ontwikkelde het Stedelijk Team Openbaarheid een oplossing, de Power App. Deze toepassing is speciaal ingericht voor de afhandeling van Woo-verzoeken. De keuze voor het Microsoft Power Platform was strategisch: Amsterdam werkt al met Microsoft, waardoor licenties, toegang en technische aansluiting geen extra drempels vormden. Tacstone ontwikkelde, op basis van eerdere prototypes, een maatwerk Power App met directe integratie naar van SharePoint en Power Automate.

Van Haren: “De Power App is lichtgewicht, modulair en intuïtief. Het voorkomt de valkuil van een log systeem met overbodige functies. Tegelijkertijd is het vertrouwd in gebruik doordat het volledig aansluit bij onze Microsoft-werkomgeving.”. De app is net even iets toegankelijker dan het klassieke Excel.

Veiligheid belangrijk

Woo-verzoeken komen binnen via een centraal webformulier of per e-mail. Het stedelijk team sorteert dagelijks nieuwe verzoeken voor en wijst deze toe aan de juiste directies en behandelaars.
Zodra een verzoek is toegewezen, ontvangt de behandelaar automatisch een notificatie. De app toont realtime de status, fase, resterende termijndagen en verantwoordelijke functionarissen. De wettelijke termijnen zijn ingebouwd, evenals automatische herinneringen en tijdstempels.
Behandelaars houden zelf de status actueel, wat continu inzicht geeft in de stand van zaken. Via Power BI-dashboards en exports kan op elk gewenst moment worden gerapporteerd op doorlooptijd, aantallen, compliance en prestaties per afdeling.

Hanzouli: “Informatiebeveiliging is geborgd. Inloggen gebeurt via single sign-on en gebruikers zien uitsluitend hun eigen werkvoorraad. De app ondersteunt het werkproces actief. Een systeem vergist zich niet; een mens wel. En als het toch misgaat, kun je analyseren waar het is misgelopen. Sinds de implementatie zijn achterstanden structureel weggewerkt.”

“In 2024 werden 815 Woo-verzoeken afgehandeld, met een compliance percentage van ruim 92%”

Nasrin Hanzouli | Manager van het Stedelijk Team Openbaarheid Gemeente Amsterdam

Van Haren: “We beschikken nu over een transparant, uniform en bestuurbaar proces. Directies en behandelaars gebruiken dezelfde terminologie en doorlopen dezelfde procesfases. Door de inzet van dashboards signaleren we knelpunten vroegtijdig, en kunnen we gericht bijsturen wanneer verzoeken stagneren. Het feit dat alle directies elkaars cijfers zien, stimuleert bovendien het verantwoordelijkheidsgevoel.”

Flexibiliteit met gebruiksgemak

De Power App combineert flexibiliteit met gebruiksgemak. Behandelaars krijgen een gepersonaliseerd overzicht en kunnen eenvoudig hun werkvoorraad bijhouden. Procesregisseurs sturen op basis van actuele cijfers.

De samenwerking met Tacstone wordt als prettig en pragmatisch ervaren, met korte lijnen en snelle aanpassingen. “Als ik iets wilde aanpassen, dan ging iemand er een paar dagen voor zitten en dan belden ze: ‘Het zit erin, wil je even kijken?’ Dat was gewoon prettig.” Zegt Van Haren. “Ze zijn goed bereikbaar, flexibel en schakelen snel als je net iets anders nodig hebt dan je dacht.”

Voorbeeld voor andere gemeenten

De ervaring met de ontwikkeling en inzet van de Power App heeft de Gemeente Amsterdam waardevolle inzichten opgeleverd. Volgens Nasrin Hanzouli begint alles bij het verkrijgen van grip op de eigen informatiehuishouding. “Zonder basisinzicht loop je al snel achter de feiten aan,” stelt ze. Daarom koos de gemeente bewust voor technologie die al binnen de organisatie werd ondersteund, en voor een aanpak waarin uitgebreid werd getest voordat de app breed werd uitgerold.

“Het belang van grondige tests valt niet te onderschatten,” voegt ze toe. “Een kleine fout in de inrichting kan grote impact hebben wanneer je te maken hebt met echte, juridisch relevante Woo-verzoeken.”

Nu de Power App stabiel functioneert en breed is ingebed in de organisatie, kijkt Amsterdam voorzichtig vooruit. Er wordt gedacht aan een volgende stap: automatische toewijzing van Woo-verzoeken op basis van trefwoorden of onderwerpen, en koppelingen met andere gemeentelijke systemen om informatie-uitwisseling te verbeteren.

Ook wordt geëxperimenteerd met de inzet van kunstmatige intelligentie. Denk aan toepassingen die complexe beleidsdocumenten kunnen omzetten in begrijpelijke taal, of functionaliteiten die het mogelijk maken om binnenkomende verzoeken direct te categoriseren en voor te sorteren op behandelaar. Hoewel deze toepassingen zich nog in een verkennende fase bevinden, biedt het perspectief op verdere professionalisering van het proces.

Het succes van de Amsterdamse aanpak is anderen niet ontgaan. In de afgelopen maanden kwamen collega’s van andere gemeenten op werkbezoek om de app in de praktijk te zien en inspiratie op te doen voor hun eigen informatiehuishouding. “We hebben inmiddels echt een voorbeeldfunctie,” merkt Van Haren op. “En wat misschien nog wel opvallender is: ook andere teams binnen Amsterdam zelf vragen nu of ze deze werkwijze kunnen overnemen. Dat zegt genoeg.”

“En wat misschien nog wel opvallender is: ook andere teams binnen Amsterdam zelf vragen nu of ze deze werkwijze kunnen overnemen. Dat zegt genoeg.”

Sander van Haren | Procesregisseur Woo bij Gemeente Amsterdam