Skip to main content
Corona, Financiën, JGZ Zorg

Hoe software robots de GGD regio Utrecht helpen met pandemische paraatheid (en meer)!

5.300+ uur tijdsbesparing per jaar

9 processen geautomatiseerd

3 medewerkers opgeleid tot RPA Developer

Voor GGD Regio Utrecht zijn software robots een echte gamechanger. De organisatie wil beter voorbereid zijn op een mogelijk volgende Covid19 pandemie en wil daarnaast sowieso wendbaarder worden. Daarom wordt sinds begin 2022 gebruik gemaakt van Robotic Process Automation (RPA) technologie om handmatige processen te automatiseren.

Opvangen van personeelstekort en het verminderen van werklast

Door het inzetten van RPA kan GGDrU nu al sneller reageren op onverwacht hoge werklasten, bijv. door een nieuwe piek in het aantal COVID-19 besmettingen. Dat geldt ook voor reguliere processen, bijv. binnen de afdeling Jeugdgezondheidszorg (JGZ). Het oplopende tekort aan artsen en verpleegkundigen dreigt steeds meer een probleem te worden. Door de inzet van software robots kan de organisatie nu als het ware “uren teruggeven” aan het personeel. Zodat die zich kunnen richten op het primaire proces. Zo wordt RPA nu ook ingezet om de administratieve werkdruk te verlagen bij het begin van een nieuw schooljaar, wat binnen GGD traditioneel een erg drukke periode is.

“Bij GGDrU zetten wij sinds kort software robots in om ons te helpen op weg naar pandemische paraatheid, onze bedrijfsvoering te stroomlijnen en strategisch wendbaarder te zijn.”

Carola Koper | Directeur GGDrU

Meer tijd voor focus op kwalitatieve zorg

Door administratieve taken te automatiseren, kan GGDrU efficiënter werken én tegelijkertijd beter voldoen aan de hoge kwaliteitseisen die worden gesteld aan het werk van de GGD. Denk aan de tijdige overdracht van dossiers aan ketenpartners, of aan extra benodigde controles op de juistheid van (persoons)gegevens. Met softwarerobots die deze taken afhandelen, krijgen medewerkers meer tijd om zich te richten op waarde toevoegende taken. Dit komt niet alleen de medewerkers ten goede, maar óók de GGD organisatie én de publieke gezondheid en veiligheid in het algemeen.

RPA in het onderwijs

“Door onze nieuwe collega (Wally de software robot), hebben wij veel meer tijd om te letten op de kwaliteit van ons werk. Hij werkt supersnel en consistent. We hebben hierdoor veel meer tijd over om andere zaken op te pakken.”

Thijs Letter | Data-medewerker

Hoe reageren de medewerkers van GGDrU op de komst van hun nieuwe digitale collega’s?

Medewerkers bij de GGD hebben enthousiast gereageerd op de komst van Wally en Evi. Door het automatiseren van 9 processen, zoals het archiveren van zorgmails, verwerken van inschrijvingen, behandelen van “stopperslijsten”, controleren van studentenlijsten en registratie van COVID-19 testuitslagen worden veel repetitieve taken uit handen genomen.

Om ervoor te zorgen dat medewerkers voorbereid zijn op het werken met hun nieuwe digitale collega’s, heeft Tacstone Technology een aantal RPA trainingen verzorgd. Medewerkers zijn opgeleid om zelf software robots te ontwikkelen (RPA Developer) en de bestaande software robots te monitoren (RPA Supervisor).

Dit zeggen de medewerkers over RPA

“Ik ben heel blij met onze nieuwe virtuele collega die de cliëntenadministratie ondersteunt. Het is de meest ideale collega die nooit pauzes neemt, nooit naar het toilet hoeft en ook ’s nachts werkt. Doordat de software robots ons ondersteunen kunnen mijn collega’s en ik aandacht geven aan de doorontwikkeling van processen, zodat bijvoorbeeld dossiers sneller verwerkt worden.”

Patricia van den berg | Senior Medewerker Service Center

Na JGZ nu ook software robots bij Financiën

Er is veel enthousiasme voor uitbreiding van het takenpakket van Wally & Evi. Naast het automatiseren van een aantal extra taken binnen de afdeling JGZ, zullen de digitale medewerkers ook binnen Financiën aan de slag gaan. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen en versturen van verkoopfacturen, of controleren van binnenkomende facturen. Automatisering van deze taken zal ook de werklast op deze afdeling verminderen, en tijd geven voor andere werkzaamheden.

Digitalisering van de zorg

Dankzij Robotic Process Automation heeft GGD regio Utrecht grote stappen kunnen maken met digitalisering en automatisering van de zorg. Een win-win situatie voor zowel werkgever, werknemer alsook de inwoners van de regio.

Wil jij net als GGDrU ook kennismaken met deze nieuwe technologie? En ontdekken welke voordelen het biedt voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking en/of demo.