RPA in de GGZ

De GGZ sector verkeert in turbulente tijden. In deze sector, met ruim 110.000 medewerkers en meer dan één miljoen cliënten is veel in beweging. Instellingen voor specialistische GGZ sluiten (soms tijdelijk) noodgedwongen locaties en luiden de noodklok omdat zij niet meer in staat zijn om kwalitatief verantwoorde zorg te leveren of omdat zij deze zorg niet langer kunnen financieren. Deze pijnlijke ontwikkeling krijgt landelijk logischerwijs veel aandacht en de politieke druk wordt stevig opgevoerd om meer geld voor deze zorg beschikbaar te maken.

RPA in de zorg

Hoge administratieve lasten in het zorglogistieke proces

Ook breder in de GGZ is het echter passen en meten. Processen en systemen moeten continu worden aangepast o.a. op de nieuwe financieringssystematiek (ZPM). Combineer dit met een ongekend hoog – want corona gerelateerd – ziekteverzuim en veel no-shows en het resultaat is op de korte termijn steeds grotere financiële stress en werkdruk.

Deze werkdruk ontstaat al bij de voordeur. Nog vóórdat het intakegesprek met een nieuwe client heeft plaatsgevonden zijn er al talloze tijdrovende administratieve handelingen uitgevoerd.

Die administratieve handelingen zijn weliswaar vaak vervelend, maar moeten wel uiterst secuur worden uitgevoerd. Het foutgevoelige, repeterende en tijdrovende karakter van deze handelingen leidt in veel gevallen tot hogere indirecte behandelkosten. Personeelstekort, ziekte of een piekbelasting op de zorglogistieke afdeling brengen hierbij ook treeknormen in gevaar.

Administratief medewerker vs. Software robot

Software robot

  • Direct inzetbaar
  • 168 uur p/week, waarvan 100% productief
  • Kosten ca €3,- per uur
  • Foutloos
  • Altijd beschikbaar

Medewerker

  • Recruitment & onboarding
  • 40 uur p/week, waarvan 80% productief
  • Kosten ca €40,- per uur
  • Maakt fouten
  • Beperkte beschikbaarheid (oa verlof of ziekte)

De virtuele medewerker (RPA) als oplossing?

Een middel dat in de praktijk steeds meer ingezet wordt om dit dilemma te lijf te gaan is Robotic Process Automation (RPA). Simpel gezegd: Softwarerobots die als virtuele medewerkers de bestaande ICT applicaties bedienen, precies zoals een natuurlijke persoon dat doet. De softwarerobot kan ieder type applicatie bedienen, variërend van sterk verouderde ‘legacy’ ICT systemen tot moderne websites. Softwarerobots zijn daarom zeer breed inzetbaar en nemen in sneltreinvaart steeds meer taken over op ondersteunende afdelingen zoals HR, Financiën en Zorglogistiek maar ook in de (administratieve) afhandeling van contact met cliënten.

Door de inzet van RPA snijdt het mes aan meerdere kanten: de professional kan zich focussen op het bieden van zorg en heeft hierdoor direct meer werkplezier en voldoening uit zijn/haar werk. Maar RPA is ook een hulpmiddel dat direct kan resulteren in besparingen in tijd en geld, doorlooptijden van processen kan reduceren en zorgmedewerkers helpt om clientgerichtheid in de praktijk echt waar te kunnen maken.

RPA in de GGZ

Welke processen met RPA automatiseren?

RPA is bij uitstek een technologie waarmee wij gestandaardiseerde processen en repeterende werkzaamheden kunnen automatiseren. De robots kunnen gemakkelijk in één proces meerdere softwareapplicaties bedienen, zoals bijvoorbeeld MijnQuarant, Outlook (e-mail), Excel en Portero.

Enkele specifieke voorbeelden van processen die nu reeds door softwarerobots worden uitgevoerd in GGZ instellingen zijn:

  • Het klaarzetten van brieven voor de gemeente;
  • Het aanmelden van cliënten voor de wet langdurige zorg (WLZ)
  • Cliënten uitnodigen voor digitale zelfhulpmodules
  • Versturen van uitnodigingsbrieven
  • Het verwerken en archiveren van labuitslagen
  • Het versturen van begin-, tussen- en eind-ROM’s.

Tacstone Technology heeft met succes al diverse GGZ instellingen op weg geholpen met robotisering. Wij zetten softwarerobots in zowel in de primaire zorglogistieke processen als in de ondersteunende (financiële) werkprocessen.

Zie onderstaand ter illustratie het zogenaamde ‘Voordeurproces’. In dit proces is de verwerking van bonnen en kleine facturen volledig gerobotiseerd (zie kader).

Voorbeeld primair proces: Verwerken client verwijsbrieven

Een softwarerobot ontvangt cliënt-verwijsbrieven vanuit de huisarts per mail en leest deze uit. Controles en verdere verwerking gebeurt precies zoals een echte medewerker dit ook zou doen: cliëntgegevens en de verwijzer worden gecontroleerd. Vervolgens wordt de cliënt aangemeld en ingeschreven in het EPD-systeem.

Applicaties

Mail, Vektis, MijnQuarant

Tijdsbesparing

50 uur per maand

Kwalitatieve voordelen

Snellere verwerking nieuwe cliënten, lagere administratieve lasten

RPA in de zorg

Voorbeeld: ondersteunend proces: Afhandelen kleine facturen en bonnen

Softwarerobots kunnen ook ondersteuning bieden bij het afhandelen van bonnen en facturen. Het verwerken van bonnen onder de €25 is bij een GGZ instelling gerobotiseerd. Circa tweehonderd bonnen worden dagelijks door een robot gecontroleerd en afgehandeld. Dit levert een tijdsbesparing op van bijna 65 uur op maandbasis.

Applicaties

Google message, Simpled Card

Tijdsbesparing

65 uur per maand

Kwalitatieve voordelen

Betrouwbare en snelle verwerking bulkwerk, lagere administratieve lasten

RPA in de zorg

Deze zorginstellingen gingen je voor….

We kunnen je echt van alles vertellen over wie we zijn, hoe we werken en wat er allemaal mogelijk is met RPA en AI. Als je wilt weten wat we concreet al in de praktijk hebben gedaan en bij welke klanten, check dan deze klantcases.

rpa in de zorg