De GGZ sector verkeert in turbulente tijden. In deze sector, met ruim 110.000 medewerkers en meer dan één miljoen cliënten is veel in beweging. Instellingen voor specialistische GGZ sluiten (soms tijdelijk) noodgedwongen locaties en luiden de noodklok omdat zij niet meer in staat zijn om kwalitatief verantwoorde zorg te leveren of omdat zij deze zorg niet langer kunnen financieren. Deze pijnlijke ontwikkeling krijgt landelijk logischerwijs veel aandacht en de politieke druk wordt stevig opgevoerd om meer geld voor deze zorg beschikbaar te maken.
Hoge administratieve lasten in het zorglogistieke proces
Ook breder in de GGZ is het echter passen en meten. Processen en systemen moeten continu worden aangepast o.a. op de nieuwe financieringssystematiek (ZPM). Combineer dit met een ongekend hoog – want corona gerelateerd – ziekteverzuim en veel no-shows en het resultaat is op de korte termijn steeds grotere financiële stress en werkdruk.
Deze werkdruk ontstaat al bij de voordeur. Nog vóórdat het intakegesprek met een nieuwe client heeft plaatsgevonden zijn er al talloze tijdrovende administratieve handelingen uitgevoerd.
Die administratieve handelingen zijn weliswaar vaak vervelend, maar moeten wel uiterst secuur worden uitgevoerd. Het foutgevoelige, repeterende en tijdrovende karakter van deze handelingen leidt in veel gevallen tot hogere indirecte behandelkosten. Personeelstekort, ziekte of een piekbelasting op de zorglogistieke afdeling brengen hierbij ook treeknormen in gevaar.
Voordelen van RPA binnen de GGZ
Het automatiseren van repetitieve werkzaamheden met RPA levert natuurlijk tijdsbesparing opm, maar even interessant zijn de kwalitatieve voordelen. Automatisering van administratieve processen met RPA leidt tot:
Verlagen van werklast in piekperioden
Voldoen aan nieuwe wetgeving
Continuïteit in uitvoering
Uitvoeren van extra data controles
Kortere reactietijden
Hogere medewerkerstevredenheid
Software robot vs. Administratief medewerker
Ik hoor je denken, wat is RPA? Deze afkorting staat voor Robotic Process Automation. Een technologie om toetsenbord- en muishandelingen te simuleren. Om zo repetitieve, handmatige en vaak administratieve taken geautomatiseerd uit te laten voeren. Door een zogenaamde software robot, ook wel digitale medewerker genoemd.
- Direct inzetbaar
- 168 uur p/week
- 100% productief
- Kosten ca €3,- per uur
- Foutloos
- Altijd beschikbaar
- Recruitment & onboarding
- 40 uur p/week
- 80% productief
- Kosten ca €40,- per uur
- Maakt fouten
- Verlof en ziekte
De virtuele medewerker (RPA) als oplossing?
Een middel dat in de praktijk steeds meer ingezet wordt om dit dilemma te lijf te gaan is Robotic Process Automation (RPA). Simpel gezegd: Softwarerobots die als virtuele medewerkers de bestaande ICT applicaties bedienen, precies zoals een natuurlijke persoon dat doet. De softwarerobot kan ieder type applicatie bedienen, variërend van sterk verouderde ‘legacy’ ICT systemen tot moderne websites. Softwarerobots zijn daarom zeer breed inzetbaar en nemen in sneltreinvaart steeds meer taken over op ondersteunende afdelingen zoals HR, Financiën en Zorglogistiek maar ook in de (administratieve) afhandeling van contact met cliënten.
Door de inzet van RPA snijdt het mes aan meerdere kanten: de professional kan zich focussen op het bieden van zorg en heeft hierdoor direct meer werkplezier en voldoening uit zijn/haar werk. Maar RPA is ook een hulpmiddel dat direct kan resulteren in besparingen in tijd en geld, doorlooptijden van processen kan reduceren en zorgmedewerkers helpt om clientgerichtheid in de praktijk echt waar te kunnen maken.
Deze zorginstellingen gingen je voor…
We kunnen je echt van alles vertellen over wie we zijn, hoe we werken en wat er allemaal mogelijk is met RPA en AI. Als je wilt weten wat we concreet al in de praktijk hebben gedaan en bij welke klanten, check dan deze klantcases.
Praktijkvoorbeelden
Tacstone Technology heeft met succes al diverse GGZ instellingen op weg geholpen met robotisering. Wij zetten softwarerobots in zowel in de primaire zorglogistieke processen als in de ondersteunende (financiële) werkprocessen.
Voorbeeld primair proces: Verwerken client verwijsbrieven
Applicaties
Mail, Vektis, MijnQuarant
Tijdsbesparing
50 uur per maand
Kwalitatieve voordelen
Snellere verwerking nieuwe cliënten, lagere administratieve lasten
Een softwarerobot ontvangt cliënt-verwijsbrieven vanuit de huisarts per mail en leest deze uit. Controles en verdere verwerking gebeurt precies zoals een echte medewerker dit ook zou doen: cliëntgegevens en de verwijzer worden gecontroleerd. Vervolgens wordt de cliënt aangemeld en ingeschreven in het EPD-systeem.
Bekijk hieronder hoe de software robot en medewerkers samenwerken:
Klantcases in de Zorg
Software Robots inzetten op jouw afdeling?
Wij hebben meerdere GGZ instellingen geholpen met de inzet van software robots (RPA) om repetitieve, handmatige processen te automatiseren. Nieuwsgierig welke processen we op jouw afdeling kunnen automatiseren? Neem dan contact op met Mark de Poorter.