Personeelstekorten, hoog ziekteverzuim en een groeiende instroom aan cliënten: de GGZ staat onder druk. Zowel in primaire als zorglogistieke processen heerst een dagelijkse uitdaging om treeknormen te halen. Op de zware administratieve lasten tussen het ontvangen van een verwijzing en het eerste intakegesprek is met RPA veel winst te behalen.
Verwijsbrieven controleren, cliënten inschrijven, aanmelden, beoordelen én inplannen voor een eerste intake vergt vaak nog veel handmatig werk. Over de gehele linie van dit zorglogistieke proces kunnen softwarerobots uitkomst bieden, en dit begint al bij de eerste stap.
Applicaties
Outlook, Vektis, MijnQuarant
Besparing
120 uur per maand
Resultaat
Snellere verwerking nieuwe cliënten, lagere administratieve lasten, minder zorgen bij vakanties en ziekteverzuim
Het doel? Efficiëntie en kwaliteit
“Binnen 2 jaar een zo efficiënt mogelijke inrichting van de administratieve en zorglogistieke processen zodat de in- door en uitstroom van cliënten volgens gestelde in – en externe normen kan plaatsvinden”.
Automatisering van administratieve en zorglogistieke processen met RPA leidt tot:
Sneller
Cliënten eerder in behandeling op de juiste afdeling
Betere informatie
Cliënten en behandelaren beter van informatie voorzien (inzicht in behandelnormen IRT ZPM)
Administratieve lasterverlichting bij behandelaren
die ten bate komt aan cliëntcontact en nieuwe instroom
Kostenbesparing
Minder inhuur, administratie FTE’s & rework
Verlichting van werkzaamheden
bij medewerkers zorg ALO/ back-office en meer continuïteit
Wat doet de software robot?
Een software robot ontvangt cliënt-verwijsbrieven vanuit de huisarts per mail en leest cliëntgegevens, gegevens van de verwijzer en de voorlopige diagnose uit. Geautomatiseerde controles stellen vast of de cliënt ingeschreven mag worden: woont de cliënt binnen het verzorgingsgebied van de instelling? Is de verwijsbrief niet ouder dan 9 maanden? Middels een controle in Vektis op de AGB-code wordt bepaald of de verwijzer bevoegd is en via de in het ECD aanwezige Vecoso-koppeling wordt de basisverzekering van de cliënt gecontroleerd. De robot schrijft de cliënt in door alle gegevens van de verwijsbrief over te nemen in het ECD-systeem, uiteraard na eerst gekeken te hebben of de cliënt wellicht al bekend is. Uiteindelijk meldt de robot de cliënt aan voor het juiste zorgprogramma door deze op de wachtlijst te plaatsen.
De checklist
Software robot Geesje leest de cliënt verwijsbrief en voert een aantal controles uit:
✅ Gegevenscontrole
✅ Woont in verzorgingsgebied
✅ Brief <9 maanden oud
✅ Verwijzer is bevoegd (AGB)
✅ Actuele zorgverzekering
Daarna wordt de cliënt door de software robot ingeschreven in MijnQuarant (EPD).
Het proces
Slimme automatisering inzetten binnen jouw zorginstelling?
We hebben al veel zorginstellingen geholpen door RPA in te zetten om repetitieve handmatige processen te automatiseren. Als je wilt weten welke processen we op jouw afdeling kunnen automatiseren, neem dan contact op met Mark de Poorter. Hij staat klaar om je te helpen.
