Vacatures voor zorg-, financiële- en salarisadministratie zijn tegenwoordig vaak te vinden in grote zorgorganisaties. Om deze posities te vervullen, kiezen steeds meer organisaties ervoor om processen te automatiseren met behulp van Robotic Process Automation (RPA). Maar wat kan zo’n virtuele ‘robot-collega’ eigenlijk allemaal en wat zijn de voordelen?

Wat zijn de mogelijkheden met RPA?

Robotic Process Automation (RPA) is een brede term die verwijst naar diverse technieken. Hoewel het verbeteren van specifieke processen binnen een enkele applicatie mogelijk is, ligt de echte kracht van RPA in het vermogen om taken uit te voeren over verschillende applicaties heen en complete end-to-end automatisering van processen te realiseren.

Laten we als voorbeeld het proces van het aannemen van een nieuwe cliënt in een zorgorganisatie nemen. Normaal gesproken ontvangt de organisatie een verwijsbrief van de huisarts met alle gegevens van de cliënt. Deze gegevens moeten dan handmatig worden overgetypt in het Elektronisch Cliëntendossier (ECD), waarna iemand opnieuw handmatig een afspraak of een e-mail stuurt om de cliënt op de wachtlijst te plaatsen. Met behulp van RPA kan dit hele proces geautomatiseerd worden. De virtuele collega is in staat om automatisch de juiste gegevens uit de verwijsbrief te halen, deze over te zetten naar het ECD, de agenda of wachtlijst te controleren en een e-mail met alle relevante informatie naar de cliënt te sturen. Door deze geautomatiseerde aanpak wordt niet alleen tijd bespaard voor de zorginstelling, maar wordt ook de afhandeling van de verwijzing aanzienlijk versneld, waardoor de cliënt sneller op de hoogte is van de vervolgstappen.

RPA: een oplossing in een krappe arbeidsmarkt

Arjan Hoogendijk is teammanager van de afdelingen Financiële Administratie en Zorgadministratie bij Cure4. Cure4 is de financial business partner voor de zorg door de financiële bedrijfsvoering van zorginstellingen te verbeteren en te optimaliseren. Zij begeleiden opdrachtgevers naar een geoptimaliseerde bedrijfsvoering, solide financiële basis en een efficiënte administratie. Cure4 is onderdeel van  Tenzinger. In de care – ouderenzorg, gehandicaptenzorg, jeugdzorg en GGZ – is Tenzinger een bepalende speler bij het verbeteren van de zorg

Arjan vertelt: “Wij groeien snel en zijn daarom continu op zoek naar nieuwe medewerkers. Maar die medewerkers moet je met een lampje zoeken, zeker in de huidige arbeidsmarkt. “Daar komt bij dat we bij sommige klanten nauwelijks nog efficiencyverbeteringen kunnen behalen omdat we de processen al volledig hebben geoptimaliseerd en maximaal geautomatiseerd”.

Cure4 besloot om door Tacstone Technology een virtuele collega te laten creëren: Petra. Petra voert diverse waardevolle taken volledig zelfstandig uit. Deze taken bestaan voornamelijk uit repetitieve handelingen die veel tijd in beslag nemen voor ‘fysieke collega’s’, zoals het controleren en verwerken van facturen. De komst van RPA is een aanwinst voor het team waarin het wordt gebruikt. De minst uitdagende taken in hun takenpakket worden nu overgenomen door Petra.

De voordelen van het inzetten van RPA

Een virtuele collega – zoals Petra – biedt een aantal voordelen ten opzichte van fysieke collega’s. Een virtuele medewerker is namelijk nooit ziek, waardoor er geen verzuim is en de werkzaamheden continu doorgaan. Er is geen behoefte aan pauzes of vakanties. Het werk kan daarom dag en nacht doorgezet worden. Tot slot worden er geen fouten gemaakt, in tegenstelling tot fysieke collega’s.

Zijn er ook nadelen van het inzetten van RPA in een team?

Ja, er zijn echter beperkingen verbonden aan het werken met RPA. Het is essentieel om duidelijke en gedetailleerde instructies te geven over wat het moet doen. Taken moeten nauwkeurig worden afgebakend en consistent worden uitgevoerd volgens dezelfde stappen. Bovendien vereist het onderhouden regelmatige updates van de werkinstructies wanneer systemen worden geüpdatet of er veranderingen optreden in de processen. Terwijl een reguliere medewerker getraind wordt in de nieuwe procedures na zo’n wijziging, wordt er bij een virtuele collega het RPA-script aangepast. Het bijsturen van RPA werkt daarom anders dan het opleiden en trainen van een medewerker.

De mogelijkheden met RPA in de zorg zijn eindeloos

Hoewel Cure4 momenteel begint met het automatiseren van eenvoudige en rechtlijnige taken, reiken de mogelijkheden veel verder. Met bijvoorbeeld Task Automation kan een virtuele collega als persoonlijk assistent van een individuele medewerker dienen. Gedurende een bepaalde periode observeert de virtuele collega hoe specifieke taken worden uitgevoerd, waarna het bepaalde werkzaamheden zelfstandig kan uitvoeren. Dit maakt gebruik van zelflerende machine learning-technologie, waardoor complexere taken en handelingen geautomatiseerd kunnen worden. Bovendien kunnen tools zoals ChatGPT worden geïntegreerd, waardoor de virtuele collega bijvoorbeeld tekstvoorstellen kan genereren voor e-mails. 

In de zorg worden veel standaardwerkzaamheden gebruikt die soms wel tienduizenden keren per maand herhaald worden. Door deze te automatiseren met Robotic Process Automation kan er heel veel tijd bespaard worden. Hierdoor zijn de mogelijkheden met RPA in de zorg oneindig.

Meer weten over RPA?

Door het inzetten van een virtuele collega worden gestandaardiseerde werkzaamheden van je personeel overgenomen, waardoor er dag en nacht kan worden doorgewerkt en de productiviteit van je werknemers aanzienlijk wordt verhoogd.

Ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden van robotisering voor jouw organisatie? Neem dan contact op met Mark de Poorter, partner Tacstone Technology.